Nexecur anticipe le passage à la dématérialisation pour le secteur public et confie à Esker ses 350 000 factures clients annuelles

Par | Catégorie Esker | 27 Juin 2017 | Mots Clefs , , , ,

Nexecur, filiale sécurité du Crédit Agricole spécialisée dans la télésurveillance, la téléassistance et les systèmes d’alarmes, a confié à Esker le traitement de ses 350 000 factures clients annuelles, dont 70% sont dématérialisées. L’objectif de Nexecur est d’augmenter davantage la part de dématérialisation et d’anticiper le passage à la facturation électronique pour le secteur public via le portail de l’Etat : Chorus Pro.

Avec 3 entités, Nexecur Protection, Nexecur Assistance et Nexecur Sécurité Bancaire, et plus de 118 000 sites protégés répartis sur tout le territoire, le traitement manuel des factures clients demandait aux équipes comptables de mobiliser 4 collaborateurs pendant plus d’une semaine pour la facturation annuelle et 2 jours/homme chaque mois pour la facturation mensuelle.

Nexecur a donc souhaité s’équiper d’une solution pour automatiser le traitement de ses factures clients afin de réduire les délais de traitement, diminuer les coûts d’exploitation, gagner en souplesse et améliorer la satisfaction client.

« Nous souhaitions mettre en place une solution évolutive, qui nous permette de progresser par étape, en automatisant le traitement des factures tout en passant progressivement à la dématérialisation. C’est pour cette raison que nous avons choisi la solution Esker, en plus de sa facilité de prise en main et d’utilisation. Les équipes Esker nous ont aussi convaincus par leur sérieux, leur excellent relationnel et leur parfaite compréhension de nos besoins. » Stéphane Poirier, Chef de Projet MOA de Nexecur

Un passage à la dématérialisation progressif et en accord avec chacun des clients

Nexecur a mis en place la solution Esker début 2013, en commençant par l’externalisation de l’envoi de ses 350 000 factures clients, puis les relances et l’ensemble des courriers administratifs complémentaires, soit 54 000 documents.

Dès 2014, Nexecur a entrepris la dématérialisation des factures avec certains de ses clients pour atteindre 70% de facturation électronique aujourd’hui, ce qui représente un volume de 250 000 factures. Nexecur a réalisé plusieurs actions pour inciter ses clients à passer à la dématérialisation :

– Clients existants : envoi de courriels et sensibilisation au moment de la facturation annuelle,

– Nouveaux clients : intégration dans les contrats d’une notification pour recevoir les factures au format électronique, ce qui a permis d’obtenir un taux de 90% de dématérialisation parmi les nouveaux clients qui reçoivent une facture mensuelle.

« Nous nous félicitons du fort taux de conversion : 40 000 de nos clients ont accepté de passer à la facturation électronique, représentant presque 50% de nos clients ! Nous avons mené différentes actions pour les sensibiliser aux bénéfices de la dématérialisation et cela porte ses fruits, particulièrement avec les nouveaux clients qui optent pour la dématérialisation dès la signature du contrat. » Stéphane Poirier

Pour répondre aux besoins spécifiques de Nexecur, la solution Esker gère le découpage du flux de factures, l’ajout d’un ou plusieurs bons d’intervention en pièce-jointe si nécessaire, et le regroupement dans un même pli des factures à destination d’un même client.

Nexecur anticipe à présent la compatibilité avec le portail Chorus en vue du passage à la facturation électronique pour le secteur public, prévu au 1er janvier 2018 en ce qui les concerne.

Traitement des factures clients : 17 heures chaque mois réduites à quelques minutes par jour

La solution Esker, qui s’interface directement avec l’ERP Microsoft Dynamics NAV de la société, a permis d’obtenir de nombreux bénéfices :

– Absorption de l’accroissement de l’activité grâce au temps gagné (17h de manipulation par mois réduit à quelques minutes chaque jour),

– Réduction des coûts de traitement,

– Gain en termes d’efficacité (moins d’interruptions dans le déroulé du travail grâce à l’imprimante virtuelle pour l’envoi du courrier papier, envoi de publipostage en quelques clics…),

– Augmentation de la fréquence d’édition des factures pour les différents services, de bihebdomadaire à quotidienne,

–   Archivage électronique permettant de limiter le volume du papier,

– Nouvel utilisateur rapidement opérationnel.

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